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5 consejos para manejar adecuadamente el flujo de caja en una PYME

5 consejos para manejar adecuadamente el flujo de caja en una PYME

1. Entender el flujo de caja en una PYME

El flujo de caja es un término financiero que se refiere a la cantidad de dinero que entra y sale de una empresa durante un período de tiempo específico. En una pequeña empresa, el flujo de caja puede ser el factor más importante para el éxito o fracaso del negocio. La falta de liquidez puede causar problemas para pagar a los empleados, proveedores y otros gastos importantes. Por esta razón, es fundamental que los dueños de una PYME comprendan los conceptos detrás del flujo de caja y cómo manejarlo adecuadamente.

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja es la cantidad de efectivo que entra y sale de una empresa. Si hay más efectivo entrando que saliendo, se dice que la empresa tiene un flujo de caja positivo. Si hay más efectivo saliendo que entrando, la empresa tiene un flujo de caja negativo. El flujo de caja no solo incluye el dinero en efectivo, sino también cheques, transferencias electrónicas y otros medios de pago.

El flujo de caja es importante porque, a diferencia del beneficio neto, el cual se refiere a la cantidad total que queda después de restar los gastos de los ingresos, el flujo de caja refleja la cantidad de dinero disponible para pagar a los proveedores y deudas pendientes. Por esta razón, es importante que los dueños de una PYME mantengan una estrecha atención en el flujo de caja para garantizar que la empresa pueda sobrevivir y crecer a largo plazo.

¿Cómo calcular el flujo de caja?

El cálculo del flujo de caja es relativamente sencillo. Para iniciar, se suman todos los ingresos, incluyendo ventas y cualquier otra entrada de dinero. A continuación, se restan los gastos, tales como materiales, salarios, publicidad y suministros. Esta cifra es el flujo de caja neto. Si el flujo de caja es positivo, significa que la empresa tiene más ingresos que gastos. Si el flujo de caja es negativo, significa que la empresa está gastando más de lo que gana.

Es importante tener en cuenta que el flujo de caja puede variar de un mes a otro. Es por ello que los dueños de una empresa deben hacer un seguimiento continuo y planificar para los posibles cambios en el futuro.

2. Planificar el flujo de caja en una PYME

Una de las formas más sencillas para manejar el flujo de caja de una PYME es crear un plan de flujo de caja. Este plan le ofrecerá una vista previa a los dueños y gerentes de una compañía de cuándo se espera que entren y salgan los ingresos y gastos a lo largo del año.

¿Cómo crear un plan de flujo de caja?

El primer paso para crear un plan de flujo de caja es trazar una línea de base para sus ingresos y gastos. Para los ingresos, esto podría incluir la estimación de los ingresos mensuales a partir de las ventas, el cobro de cuentas por cobrar y cualquier otra fuente de ingresos conocida. Para los gastos, los dueños de empresas deben incluir los gastos fijos mensuales, tales como el alquiler, la nómina y los suministros.

Una vez que se tiene una línea de base para los ingresos y gastos, se deben ajustar estos valores según las expectativas de crecimiento. Si los dueños de una PYME esperan un aumento en las ventas, deberán ajustar sus ingresos integrando las proyecciones de crecimiento y cualquier otra fuente nueva de ingresos. A su vez, es importante que se ajusten los gastos para tener en cuenta el aumento de los costos.

El plan de flujo de caja debe ser revisado y actualizado regularmente, especialmente si hay cambios en los ingresos y gastos de la empresa. Los dueños de una PYME pueden utilizar herramientas financieras tales como las hojas de cálculo de Excel o software especializado en planificación de flujo de caja para ayudarles a mantener su plan al día.

3. Controlar el flujo de caja en tiempo real

Una vez que se tiene un plan de flujo de caja, el siguiente paso importante es controlar el flujo de efectivo en tiempo real. Los dueños de empresas pueden hacerlo mediante el uso de software de contabilidad o, si no tienen acceso a una solución de software, pueden crear un manual sencillo a través de hojas de cálculo o, incluso, por medio de una libreta.

¿Cómo controlar el flujo de caja en tiempo real?

Para controlar el flujo de caja en tiempo real, los dueños de una PYME deben registrar todos los ingresos y gastos diariamente. Esto puede incluir el seguimiento de los depósitos, las compras, las facturas, los pagos a proveedores y otros gastos.

Es importante tener en cuenta que tener un control preciso y detallado del flujo de caja puede ayudar a los dueños de una PYME a identificar posibles problemas de liquidez antes de que se conviertan en una crisis. Esto les permitirá tomar medidas proactivas para resolver los problemas y asegurarse de que la empresa siempre tenga suficiente efectivo para cubrir los gastos.

4. Reducir los ciclos de efectivo

Los ciclos de efectivo son el tiempo que lleva convertir el inventario en efectivo en el banco. En una PYME, los ciclos de efectivo pueden ser problemáticos si la empresa está pagando a los proveedores antes de que las ventas hayan generado suficiente efectivo para cubrir estos costos. Por esta razón, los dueños de una PYME deben considerar maneras de reducir los ciclos de efectivo.

¿Cómo reducir los ciclos de efectivo?

Una de las formas más efectivas de reducir los ciclos de efectivo es negociar con los proveedores para extender los plazos de pago. Esto puede permitir que la PYME tenga más tiempo para convertir el inventario en efectivo y, por lo tanto, reducir los ciclos de efectivo.

Otra opción útil puede ser la venta en consignación. Esto significa que los productos de la PYME se venden en tiendas o distribuidores locales, pero estos últimos no pagan a la empresa hasta que el producto se ha vendido. Esta es una opción atractiva para tiendas y distribuidores, ya que no tienen que pagar por el producto hasta que se ha vendido, y para la PYME, la venta en consignación puede reducir los ciclos de efectivo y el riesgo de tener inventario anticuado o inservible.

La reducción de ciclos de efectivo es fundamental para la salud financiera de una PYME. Al reducir estos ciclos, se puede asegurar que la empresa esté pagando sus deudas a tiempo, evitar la acumulación de multas y gastos de intereses, y posiblemente liberar más efectivo para la inversión en estrategias de crecimiento.

5. Ahorrar el excedente de efectivo

Por último, los dueños de una PYME deben considerar estrategias para ahorrar el excedente de efectivo en lugar de gastarlo inmediatamente. Aunque el ahorro de efectivo puede parecer una tarea difícil en una empresa en crecimiento, es importante tener en cuenta que el efectivo ahorrado puede ser utilizado en el futuro para financiar mejoras, expandir el negocio o incluso para un posible periodo de dificultades.

¿Cómo ahorrar el excedente de efectivo?

Una de las mejores maneras de ahorrar el excedente de efectivo es establecer una cuenta de ahorros de emergencia. Esta cuenta puede utilizarse para cubrir gastos imprevistos, tales como reparaciones de emergencia o una caída en las ventas. Los dueños de una PYME deben tratar de ahorrar al menos seis meses de gastos de la empresa en esta cuenta de ahorros, de ser posible.

Otro enfoque efectivo para ahorrar dinero en efectivo es reinvertir el excedente en el negocio. Es posible que una PYME tenga gastos imprevistos, pero también puede haber áreas en las que el negocio se puede expandir y prósperar. Invertir el excedente de efectivo en áreas de crecimiento, como la publicidad y el mercadeo, la capacitación del personal o la mejora del producto o servicio puede tener un impacto a largo plazo en el éxito de la empresa.

Conclusión

En resumen, el flujo de caja es un término financiero fundamental para los dueños de PYMES. La gestión adecuada del flujo de caja puede ayudar a garantizar que una empresa siempre tenga suficiente efectivo para cubrir los gastos y reducir los peligros que pueden llevar a la quiebra.

Para manejar adecuadamente el flujo de caja de una PYME, los dueños de empresas deben entender el concepto detrás del flujo de caja, crear un plan de flujo de caja, controlar continuamente el flujo de caja, reducir los ciclos de efectivo y ahorrar el excedente de efectivo. Al seguir estos cinco consejos, los dueños de una PYME serán capaces de controlar su flujo de caja y asegurar el éxito a largo plazo de su negocio.